道可特研究｜设计公司应收款风险防控指引（下）

在疫情影响和经济下行双重压力下，设计公司提高风险防控意识，保证良好的现金流和回款率非常重要。根据设计行业交易流程，结合本团队为设计公司提供法律服务的经验，笔者提出以下建议，以期帮助各设计公司降低经营中可能遇到的风险。

因本文篇幅较长，分为两篇推送，此为下篇。

三、项目合同履行阶段

当商务努力签订下来一份对设计公司相对公平有利的合同后，不代表从此就万事大吉了，在合同履行阶段仍然需要具备风险防范意识，注意留存证据。

（一）合同变更一定要有书面留痕

在合同履行过程中，设计公司经常遇到合同外的增项、减项或者甲方因各种原因要求变更方案。在这种情况下，最佳方案是与甲方签订补充协议，对变更事项以及增加（或减少）的费用进行明确约定。

如果不能马上签订补充协议，可行的方案有：

1.要求合同指定的甲方代表签署设计变更指令单，对变更的设计内容、设计范围以及相应价格进行确认。

2.设计公司主动向甲方代表的指定邮箱发送商务函，请求甲方确认设计变更内容及范围，并提出需要增加（或减少）的费用；如果甲方确认请甲方回复邮件并确认启动相应设计变更工作。

3.如果甲方提出签署会议纪要或约谈记录，可以要求甲方将其确认好内容的文件发送给设计公司，设计公司签字盖章后再邮件回复给甲方。如果是以微信或电话方式沟通确认的内容，也需要以邮件方式发送给甲方并要求甲方确认。

（二）注意按照合同约定的方式提交设计成果

1.如果合同中约定了需要提交纸质版的文件或者存在其他特殊约定，应当按照合同约定向甲方提交。如果甲方变更了成果提交的形式与数量，建议要求甲方代表发送邮件给出明确指令。

2.对于合同中未明确约定提交方式的设计成果，建议通过合同约定的邮箱发送给甲方代表的指定邮箱，并且在邮件标题和邮件正文中明确是“xx项目xx区域的xx成果”。如果存在多次修改，建议在标题与正文中注明初稿、第二稿、修改稿、定稿。

发送设计成果时可以在正文中增加：“如贵司存在修改意见，请在3个工作日内以书面形式提出；超出前述期限未提出任何书面意见，视为贵司已确认我司提交的xx项目xx区域的xx成果”。

3.如果提交纸质成果，不论是顺丰还是EMS，时间较长的快递记录都会无法查询，建议保留好快递的纸质回单，在备注栏注明xx项目xx成果x份。在快递寄出后，将拍照的纸质回单、快递单号、邮寄的文件情况以电子邮件方式发送给合同甲方代表，告知其纸质成果已按照合同寄出，提醒甲方代表注意查收。当贵司查询到相关成果已签收后，可通过微信和电子邮件将快递号以及查询到的签收情况截图再次发给甲方代表，确认文件送达情况。

（三）注意要求甲方对设计成果进行明确的确认

如果甲方较为配合，可以制作设计成果确认函：明确项目名称（与合同一致）、阶段（与合同保持一致）、成果名称、提交时间、数量，并且写明：确认此方案，可以按照此方案进行下一阶段工作。可以请甲方代表签字后扫描一份以指定邮箱发送给设计公司，同时将确认函原件邮寄给设计公司，设计公司建立项目档案、妥善保管原件。

如果甲方并不配合签署确认函，在上篇中提到发送设计成果时可以增加反向确认的内容。如果设计公司对甲方的支付能力存在怀疑，或者担心项目投入过多无法收回款项，可以把邮件正文最后一段改为“请贵司在收到附件成果后xx日内完成审核，如贵司未在前述期限内对我司提交的xx项目xx阶段xx成果进行书面确认的，我司将暂停下一阶段工作。”

（四）项目暂停应取得甲方的书面确认

如甲方迟迟不确认成果或者口头通知项目延期/停建/缓建，应当要求甲方提供书面文件。如甲方拒不提供书面通知的，可以主动向甲方代表指定邮箱发送商务函，明确在何年何月何时甲方的xx（职位及名字）以什么方式通知xx项目要暂停/延期/停建/缓建，请甲方给出明确答复。如果在5个工作日内未书面答复的，视为甲方确认项目延期/停建/缓建，设计公司将暂停一切设计工作。

避免因未取得甲方书面的暂停通知，反被甲方追责要求设计公司承担项目延期的违约责任。

四、项目结束阶段

（一）如出现法定或合同约定的解除情形，设计公司可主动解除合同

对于设计公司而言，最常遇见的情形是甲方严重拖欠设计费，经反复催款仍不支付。在这种情况下，首先应查看合同，确认合同中是否有相应的违约条款。如有则可以依据合同向甲方发出合同解除的通知，避免继续履行合同造成损失进一步扩大。

不论是否解除合同，只要暂停工作，都建议主动以电子邮件与快递两种方式向甲方发出通知函，对暂停的原因、已完成工作情况以及暂停情况进行确认。避免拖延时间过长，最后反被甲方追究延期责任。

如果合同没有明确约定解除条款，当甲方故意拖欠款项时，也可以商务函、律师函等方式催告甲方付款，如果经催告甲方仍不付款的，可依据《民法典》第五百六十三条[1]通知甲方解除合同。

（二）甲方主动要求终止合同并且洽谈结算的情况，一定要保留好相应证据

对于甲方主动提出终止合同、洽谈结算的情形，一定注意保留书面证据，包括微信沟通记录、邮件往来记录。对于双方确认的结算条件，尤其是对工作量确认的内容，建议要求甲方以邮件方式进行确认。

在甲方邮件确认后，如果甲方迟迟未寄回签字的终止协议建议再以邮件反复催促，要求甲方尽快寄回协议并支付结算款。

（三）每个项目应当归档并保留原件

每个项目结束后，建议将所有相关资料进行归档并保留好原件，至少3年。对于电子档案，如电子邮件，可以在邮箱中将所有相关邮件设置统一标签归档以备后续查看、使用。注意所有电子邮件、微信聊天记录的截图都不能代替原件，应当保留好原始的邮件与记录。

在所有项目中都需要做到：项目调研充分、重视合同条款、全程保持警惕、善用专业人士。做好以上项目全流程的风险把控，就可以极大降低设计合同履行中的风险。

引用法条：

[1]第五百六十三条 有下列情形之一的，当事人可以解除合同：
（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；
（二）在履行期限届满前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
（三）当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
（四）当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
以持续履行的债务为内容的不定期合同，当事人可以随时解除合同，但是应当在合理期限之前通知对方。

作者简介

向淑娴
北京市道可特（深圳）律师事务所管委会主任、创始合伙人
道可特房地产与建筑工程全国专业委员会主任

业务领域：建设工程

联系方式：

邮箱：xiangshuxian@dtlawyers.com.cn

阮碧蓉
北京市道可特（深圳）律师事务所主管律师

业务领域：建设工程

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